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Si può rilevare la presenza del lavoratore con la biometria?

Allo stato attuale, oltre al classico foglio firme, al cartellino orologio e al badge magnetico, esistono possibilità di strutturare sofisticati sistemi di rilevazione biometrica (cioè quella tecnica di identificazione automatica o di verifica dell'identità di un soggetto sulla base di caratteristiche fisiche o comportamentali); va però osservato che i sistemi biometrici di rilevazione delle presenze sono osteggiati dal Garante per la privacy. 
Infatti, la raccolta e la registrazione di impronte digitali dei lavoratori e/o di altri dati biometrici utilizzati dalle aziende per la rilevazione in tempo reale delle presenze sul luogo di lavoro se da un lato elimina i tempi legati al controllo delle informazioni registrate nei cartellini o nei fogli di firma e rende più attendibile l'identificazione fisica del personale soprattutto quando i luoghi di lavoro presentano diverse vie d'accesso o una distribuzione territoriale articolata, dall'altro lato risulta particolarmente invasiva rispetto a dati personali sensibili dei dipendenti. 
L'Autorità Garante, con un provvedimento a carattere generale del 2006 che fornisce le linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati (Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006), ha espressamente vietato il trattamento di dati biometrici per verificare l'esatto adempimento delle prestazioni lavorative, nel caso in cui siano attivabili altre misure "convenzionali" non lesive dei diritti della persona, come ad esempio l'apposizione di firme anche in presenza di eventuale personale incaricato, fogli di presenza o sistemi di timbratura mediante badge magnetico. 
L'Autorità ha precisato che nessuna valutazione d'ordine strettamente economico e organizzativo può essere addotta per avallare sistemi tecnologicamente meno onerosi, neppure per prevenire il rischio di usi illeciti. Orientamento, questo, confermato peraltro dal Garante in un'importante decisone con la quale ha proibito a un'azienda ospedaliera l'utilizzo di sistemi di autenticazione basati su tecniche biometriche per la rilevazione delle presenze del personale (Provv. 15 aprile 2008). A tutt'oggi l'unico caso in cui il Garante ha autorizzato l'utilizzo da parte di aziende di sistemi di autenticazione basati su tecniche di lettura delle impronte digitali del personale ha riguardato il trattamento di dati biometrici per l'accesso a particolari aree aziendali, destinate a funzioni strategiche ovvero particolarmente pericolose in ragione dei dati "iper-sensibili" trattati (ad es. cartelle cliniche) o dei materiali (ad es. campioni biologici e stupefacenti) o delle attività e apparecchiature presenti. In sostanza, l'utilizzo di dati biometrici può essere giustificato solo in casi particolari, per valutare i quali si deve tener conto delle finalità e del contesto in cui essi sono trattati e, in relazione ai luoghi di lavoro, per presidiare accessi ad "aree sensibili", considerata la natura delle attività ivi svolte (ad es. nel caso di processi produttivi pericolosi o sottoposti a segreti), o in ragione della documentazione o dei beni ivi custoditi (documenti segreti o riservati, oggetti di particolare valore, ecc.).

- Cosa si intende per controllo presenze del personale?

Il rilevamento delle presenze è tradizionalmente inteso come l'acquisizione degli orari di lavoro in ambiti lavorativi. Normalmente a ogni dipendente è associato un cartellino, cioè una scheda sulla quale vengono impressi gli orari di entrata e di uscita. Periodicamente un addetto dell'ufficio del personale trascrive i dati riportati sul cartellino e li elabora per poter definire la busta paga. Tale gestione è tuttavia macchinosa, soprattutto in caso di organici numerosi, perché comporta un notevole dispendio di tempo ed è soggetta a errori di trascrizione e di calcolo. Per questo motivo la tecnologia è venuta in aiuto, portando alla graduale sostituzione del cartellino con un tesserino di riconoscimento (badge) che può essere magnetico o RFID e all'utilizzo di soluzioni informatizzate per l'elaborazione dei dati.

Che cosa si intende per rilevazione informatizzata delle presenze ?

Rilevare in modo automatico la presenza del personale dipendente e gestire con esso i permessi e le paghe è divenuto realtà grazie all'avvento dell'informatica e allo sviluppo di software specifici. WinRps, il software sviluppato da Rivetta Sistemi è in grado di fare tutto ciò e di semplificare in maniera significativa tutto l'iter procedurale della rilevazione delle presenze e la gestione delle paghe. Con un sistema di rilevazione presenze del personale l'elaborazione dei dati è effettuata dal software: basta errori e dispendio di tempo prezioso. L'acquisizione dei dati è immediata e sicura!

- Cosa è in grado di fare un software per la rilevazione delle presenze?

Partendo dalle semplici timbrature effettuate sui terminali di lettura badge si ottiene la stampa del cartellino mensile su bollato oltre che l'eventuale file da trasmettere alla procedura paghe/stipendi, qualsiasi essa sia. Inoltre, se prevista, la Gestione Mensa permette di calcolare il numero dei pasti consumati oltre che il calcolo monetario da addebitare direttamente in busta paga.

L'anagrafica oltre ai campi essenziali ne comprende molti altri, utili soprattutto per statistiche e/o suddivisioni del personale. E' gestito anche lo storico del badge, dei reparti, dei CDC, ecc., di ogni dipendente. Esiste inoltre la possibilità di creare, per ogni dipendente, dei "link" con documenti tipo Microsft Word. Tutte le stampe/statistiche tengono conto dello storico evitando le consuete inesattezze; ad esempio il cambio di reparto di un dipendente che, senza uno storico, diventerebbe una modifica retroattiva.

Marcatempo e timbra cartellini, si parla di apparecchiature diverse ?

L'orologio marcatempo e l'orologio timbra cartellini sono dispositivi per rilevare le presenze dei lavoratori in grado di stampare su specifici cartellini l'orario in cui si effettua la timbratura. Pertanto marcatempo e timbra cartellini sono due nomi diversi per identificare il medesimo dispositivo.

Se mi si guasta un orologio timbra cartellini siete in grado di ripararlo?

Certamente, sintesi tra vecchie e nuove tecnologie solo così si può garantire un servizio di riparazione di orologi timbra cartellini – marcatempo. Forniamo anche materiale di consumo come ad esempio cartellini, casellari porta cartellini, cartucce nastro…

Che cos'è un lettore di badge?

Prima di spiegare che cosa è un lettore di badge è forse opportuno far capire cosa è un badge.

Un badge (che può essere magnetico o RFID) è un tesserino dalle dimensioni di una carta di credito che ha preso di fatto il posto dei cartellini cartacei usati dai dispositivi timbra cartellino. Il badge è realizzato in una sostanza plastica molto resistente che difficilmente si usura e che può essere personalizzato con il logo aziendale e con il nome-foto del possessore.

Il lettore di badge è dunque un dispositivo, dotato di display per la visualizzazione della data, di una tastiera e di una testina di lettura di tessere codificate (badge). Il lettore di badge permette dunque di risparmiare sul costo dei cartellini rispetto all' orologio timbracartellini in quanto i badge hanno un ciclo di vita estremamente prolungato e non bisogna quindi cambiare ogni mese i cartellini cartacei. E' con i lettori badge che si inizia ad introdurre il concetto di rilevazione informatizzata delle presenze: i dati relativi alle presenze dei dipendenti vengono raccolte in formato elettronico e in seguito i dati memorizzati vengono elaborati da un software specifico.

Che cosa è un badge magnetico, che cosa è un badge RFID?

 

Prima si è spiegato cosa è un badge ora si dovrà approfondire la tecnologia che permette al badge di comunicare i dati al lettore.

Un badge magnetico è in grado di memorizzare dati modificando il magnetismo di minuscole particelle di ferro-magnetico su una striscia di materiale magnetico sulla carta. La banda magnetica, è letta tramite contatto fisico su di una testa di lettura magnetica. In senso pratico il dipendente, per registrare l'orario di ingresso e/o di uscita, deve strisciare il badge magnetico attraverso la testa di lettura

 

Un badge rfid (radio Frequency Identification System) è un badge contact less (senza contatto) In senso pratico il lavoratore con un badge Rfid dovrà avvicinare il badge al lettore (5 cm) e non strisciare.

 

Siete in grado di personalizzare i badge?

Si forniamo anche il servizio di personalizzazione badge

 

Vendete anche stampanti badge?

Si. Numerose grandi aziende richiedono stampanti per poter loro stessi personalizzare i badge.

-Mi interessa un sistema di rilevazione dipendenti informatizzato, posso usare il computer che ho già?

I requisiti minimi del PC sono 30Mb di spazio libero sull'Hard Disk, 128 Mb RAM, porta seriale (com1/com2) o scheda TCP/IP per collegamento a lettore di badge, sistema operativo Windows 98 o successivi. Quindi non è assolutamente necessario procedere all'acquisto di un nuovo computer.

Gli orari del personale della mia azienda sono molto particolari. Posso utilizzare comunque un sistema automatico per la rilevazione delle presenze?

Il software di gestione WinRps può essere personalizzato a seconda delle richieste che provengono dal mercato pertanto non esistono vincoli di alcun genere.

Fate corsi per imparare a usare il software?

Il software è veramente semplice da utilizzare e per far meglio apprezzare le potenzialità del programma organizziamo corsi specifici presso la nostra sede o presso il cliente stesso

Fornite assistenza post installazione?

Certo, dopo l'installazione del sistema non vi lasciamo soli. Strutturiamo un servizio di assistenza telefonica in grado di risolvervi i problemi direttamente al telefono o tramite teleassistenza. Per qualsiasi problema ci siamo sempre.

Controllo accessi o rilevazione presenze?

Un equivoco che nasce spesso è fra i termini “controllo accessi” e “rilevazione presenze”, quasi mai viceversa. Eppure c'è una bella differenza.

Il controllo degli accessi attiene alla sicurezza fisica: chi, dove, quando, come e perché un utente può accedere ad un edificio o un'area interna riservata, pericolosa…ecc. La rilevazione delle presenze riguarda la gestione “fiscale” del personale: si registrano gli orari di entrata e di uscita per calcolare le ore lavorate, suddividerle per classi retributive e passare poi i dati al programma paghe che sforna ogni mese i cedolini dei salari e degli stipendi. La confusione nasce proprio dall'uso inappropriato delle parole “controllare” le persone per impedire l'accesso e “registrare” gli orari per determinare le ore di lavoro (ma anche controllare il comportamento, la puntualità, la presenza dei dipendenti). Vero è che, in alcuni casi, le due funzioni sono integrate. Il dipendente ad esempio accede al posto di lavoro attraverso un tornello; l'unità elettronica che presidia il varco verifica se la persona è autorizzata ad entrare (e a uscire) attraverso quel passaggio e in quella fascia temporale e nel contempo registra l'orario di entrata (o di uscita).

Molte aziende che producono sistemi elettronici di controllo accessi offrono anche soluzioni per la rilevazione delle presenze e viceversa. Le due applicazioni richiedono competenze specifiche molto diverse fra loro (soprattutto nel software) anche se hanno diverse cose in comune (la tecnica d'identificazione, le unità elettroniche, la trasmissione dei dati…)

Un sistema di rilevazione presenze può avere in comune diverse cose con un sistema di controllo accessi: la tecnologia RFID, i lettori che raccolgono le informazioni ma i software sono differenti perché gli obiettivi dei sistemi sono diversi.

- Cosa è un accesso?

Con il termine accesso ci si riferisce al passaggio fisico in un determinato luogo attraverso un "varco". Questo varco può assumere conformazioni fisiche-tecniche diverse secondo le varie esigenze. In particolare trovano largo uso in numerose applicazioni i seguenti varchi: 
- porte (di varia dimensione e costruzione);

- portoni posti all'esterno (pedonali o carrai); 
- cancelli; 
- sbarre per parcheggi; 
- tornelli a bipode, a tripode, ad anta, a tutta altezza, portelli a spinta..

Cosa vuol dire controllare un accesso?

Il controllo fisico degli accessi può essere svolto da persone (guardiani, portinai, receptionist), da mezzi meccanici (chiavi e serrature) o da un sistema di controllo degli accessi elettronico .

Nella sicurezza fisica con il termine controllo accessi si riferisce alla pratica di autorizzare ad entrare in una proprietà, edificio o stanza a solo persone accreditate.

Controllo accesso e rilevazione presenze è la stessa cosa?

No. Il controllo degli accessi attiene alla sicurezza fisica: chi, dove, quando, come e perché un utente può accedere ad un edificio o un'area interna riservata, pericolosa…ecc. La rilevazione delle presenze riguarda la gestione del personale: si registrano gli orari di entrata e di uscita per calcolare le ore lavorate, suddividerle per classi retributive e passare poi i dati al programma paghe che sforna ogni mese i cedolini dei salari e degli stipendi.

Cosa è un controllo accesso elettronico?

Le serrature elettroniche hanno acquisito una posizione di rilievo nel mondo degli strumenti di sicurezza. Mentre le serrature meccaniche possono solamente essere aperte o chiuse dall'appropriata chiave, le serrature elettroniche introducono concetti intelligenti che fanno sì che le informazioni riguardanti l'utilizzo del varco vengono archiviate per ricostruire a priori le sequenza di utilizzo del varco stesso.

Un sistema di controllo degli accessi determina CHI è abilitato ad entrare o uscire, DOVE è abilitato ad entrare o uscire e QUANDO è abilitato a varcare l'accesso controllato.

I serramenti meccanici con chiavi non permettono di configurare policy di accesso attraverso il varco in base al giorno-ora e quando una chiave meccanica è smarrita vi è il pericoloso inconveniente che può essere facilmente copiata e trasferita ad una terza persona non autorizzata.

Un controllo degli accessi elettronico invece è in grado di architetturare policy di accesso in base alle credenziali dell'utente , all'ora o al giorno.

Quando l'accesso è consentito la porta è sbloccata per un predeterminato periodo e l'accesso attraverso il varco dell'utente è registrato sul database.

Quando l'accesso è rifiutato la porta rimane chiusa e il tentativo di accesso viene segnalato al database. Il sistema può anche segnalare attraverso un allarme visivo e sonoro il tentativo di accesso furtivo attraverso il varco .

Quali sono le credenziali di accesso?

Le credenziali di accesso di un utente vengono lette da un lettore il quale manda i dati ad un pannello di controllo. Il pannello di controllo compara le credenziali di accesso dell'utente con quelle presenti nel database e consente o meno il passaggio attraverso il varco controllato.

Ci sono sostanzialmente tre metodi di autentificazione al passaggio dell'accesso:

-il primo ruota attorno a qualcosa che l'utente conosce, password, PIN

-il secondo ruota attorno a qualcosa che l'utente ha, badge RFID o magnetico

-il terzo trae fondamento da caratteristiche fisiche che l'utente possiede (biometria)

A seconda dei tre metodi di autentificazione ci saranno tre diversi lettori:

-un lettore con tastiera per comporre password

-un dispositivo che legge i badge magnetici o RFID

-un dispositivo biometrico in grado di leggere determinate caratteristiche fisiche (impronte digitali solitamente)

 

E' obbligatorio il modulo per lo stato fisico del varco?

Il sistema potrà essere certificato secondo le NORME CEI EN 50133-1 Classificazione 79-14 al I° Livello solo se ci sarà l'assoluto controllo dello stato del varco.

(5.3.8 -individuazione di manomissione con ubicazione- entrata o uscita dal modo di programmazione- punto d'accesso aperto senza permesso d'accesso con ubicazione –punto d'accesso aperto al termine del periodo autorizzato dopo il rilascio del permesso d'accesso, con ubicazione. Ecc.).

Pertanto il controllo del varco non è obbligatorio ma senza di esso l'intero sistema non potrà essere definito un controllo accessi e quindi non è un sistema di sicurezza.

Cosa è un apri porta?

Un apriporta non è un sistema di controllo degli accessi; la differenza è che un sistema di controllo degli accessi è dotato di un modulo per lo stato fisico del varco mentre l'apriporta no.

Cosa è una white list? Black list?

White/black list sono termini specifici dei sistemi elettronici di controllo degli accessi. Con questi termini si intende identificare l'elenco delle persone abilitate a varcare l'accesso (white list) oppure l'elenco delle persone che non hanno le credenziali per accedere ad una determinata zona (black list)

E' utile integrare un sistema di videosorveglianza con accessi?

Bisogna usufruire di sistemi di videosorveglianza nel rispetto dei principi dettati dal garante di necessità liceità e proporzionalità. Pertanto un sistema di controllo degli accessi può essere coadiuvato da un occhio elettronico solo quando ci sono reali e dimostrabili esigenze di sicurezza. Bisogna inoltre valutare che i lavoratori non vengano ripresi.

E' utile integrare un sistema di gestione dei visitatori con un controllo accessi?

Dipende da quale è la policy che si adotta per accogliere i visitatori. Vi sono 2 tipologie di aziende, quelle che accompagnano sempre i visitatori e quelle che non accompagnano i visitatori. Se si rientra nella seconda tipologia di aziende è il caso di integrare un sistema di gestione dei visitatori con un controllo accessi.

E'possibile costituire un controllo accessi “a mani libere”?

Certo con la tecnologia RFID è possibile strutturare una serie di soluzioni che risolvono i più disparati problemi lavorativi o di vita quotidiana. Si tenga presente che è possibile strutturare un controllo accessi con videocamere a lettura targhe; in questo modo gli automezzi nella white list attraversano il varco liberamente lasciando traccia del passaggio nel database.

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