Gestione visitatori – Migliorare la sicurezza e l’immagine aziendale

La gestione visitatori in azienda può essere implementata attraverso l’utilizzo di tecnologie informatiche atte ad automatizzare la registrazione, l’identificazione e l’abilitazione degli accessi alle aree aziendali.

Gestione visitatori in azienda

La prima impressione è quella che conta, un sistema di gestione visitatori efficace ed efficiente aiuta a migliorare la sicurezza e l’immagine aziendale.

Il visitor management system di Rivetta Sistemi è un sistema che permette di gestire l’afflusso giornaliero di ospiti in un edificio, garantendo così un elevato standard di sicurezza e di efficienza nell’accogliere e agevolare la sistemazione dei visitatori.

Gestione visitatori e reception Accoglienza, sicurezza, controllo e indirizzamento dei visitatori sono tutti aspetti che un’azienda dovrebbe tener conto quando del personale esterno accede alle proprie strutture. E’ indispensabile controllare che l’ospite non acceda ad aree riservate ed è altrettanto indispensabile garantire la sicurezza di quest’ultimo.

Molte aziende hanno la necessità di snellire il processo di accreditamento e smistamento dei visitatori. Per venire incontro ai bisogni del mercato Rivetta Sistemi propone una soluzione efficace la cui ragion d’essere trae fondamento dalla condivisione dei dati in real time tra i diversi centri di responsabilità e quindi le diverse persone presenti in azienda.

La condivisione dei dati porta un notevole miglioramento in termini di efficienza e di semplicità nonché di sicurezza dell’intero processo. Perché efficienza? Perché con la soluzione proposta:

  • si eliminano i dati su carta
  • in ogni momento è possibile accedere ai dati di chi è presente all’interno dell’azienda
  • i visitatori hanno la possibilità di registrarsi on line
  • perché il sistema può gestire l’accesso degli automezzi
  • perché il sistema è in grado di gestire l’accesso di visitatori saltuari o periodici
  • il sistema registra tutti i dati di inizio e fine visita
  • il sistema fornisce report istantanei con i dati delle persone che sono all’interno della struttura e di quelli che magari si sono prenotati on line e che non sono ancora arrivati e allo stesso modo i dati di tutti i visitatori transitati in azienda.

 

 

 

Esistono diverse soluzioni in base al livello di integrazione del sistema di gestione visitatori che un’azienda vuole adottare:

  1. Sistema con registrazione del visitatore e stampa pass di riconoscimento (in formato cartaceo con qrcode oppure badge RFID NFC)
  2. Sistema con registrazione visitatore senza stampa del pass (registro elettronico)
  3. Integrazione con applicativo di pre registrazione online
  4. Integrazione con sistema di controllo accessi (varchi pedonali e varchi carrai)

Il sistema può essere implementato in modo che il visitatore possa essere del tutto autonomo per quanto riguarda la fase di registrazione dei propri dati. Al termine dell’inserimento (utilizzando un tablet o un monitor touchscreen) potrà essere stampato il proprio pass di riconoscimento.

Tablet registrazione visitatori

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Componenti del sistema:

  • Tablet o monitor touchscreen per inserimento dati del visitatore
  • Pc reception con accesso al software web visitatori (se prevista presenza receptionist)
  • Stampante pass cartaceo con qrcode per identificazione del visitatore (se prevista stampa pass)
  • Lettore rfid/nfc e badge (dove prevista integrazione con sistema controllo accessi aziendale)

Il sistema è strutturato per funzionare sia con la presenze di una receptionist sia in totale autonomia da parte del visitatore.

La presenza di una persona in reception può permettere controlli supplementari come la verifica del documento di identità del visitatore e la sua registrazione a sistema.

Configurazione gestione visitatori

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Alcune funzionalità del sistema:

  • accredito tramite form online e generazione qrcode
  • verifica credenziali tramite scansione qrcode
  • registrazione e segnalazione arrivo visitatore
  • stampa tessera di riconoscimento
  • scansione qrcode per inizio/fine visita
  • stampa report statistici
  • stampa elenco presenti

Il nostro sistema e il nostro software  permettono di velocizzare le pratiche di accoglienza e di controllo dei visitatori in modo completo e veloce anche per il personale che accede con autovetture.

L’intero sistema non è solamente una garanzia per la sicurezza dei vostri assets ma è un incentivo alla protezione  dei vostri visitatori. Si è a conoscenza in tempo reale di chi è presente e dove è presente, e in caso di emergenze puoi avere una reportistica immediata della situazione.

Leggi la presentazione del nostro sistema: Gestione visitatori – rivetta sistemi

Il sistema può essere utilizzato per migliorare la situation awareness in fase di evacuazione. In qualsiasi momento è possibile sapere l’elenco dei presenti in azienda e nel caso di integrazione con il sistema di controllo accessi è possibile sapere l’ultimo varco in cui una persona si è identificata. L’utilizzo di sistemi innovativi di localizzazione in tempo reale (sistemi RTLS) permette di sapere la posizione  di una persona all’interno di un edificio anche con una precisione sotto il metro.

Gestione visitatori e evacuazione