RPS.Visitatori – La gestione dei visitatori in azienda

RPS.Visitatori è il modulo per la registrazione e la gestione dei visitatori e delle aziende esterne utilizzabile stand alone o insieme al modulo RPS.Accessi. Il visitor management system di Rivetta Sistemi è un sistema che permette di gestire l’afflusso giornaliero di ospiti in un edificio, garantendo così un elevato standard di sicurezza e di efficienza nell’accogliere e agevolare la sistemazione dei visitatori.

Migliorare la sicurezza e l'immagine della tua azienda grazie a un sistema di gestione dei visitatori

La prima impressione è quella che conta, un sistema di gestione visitatori efficace ed efficiente aiuta a migliorare la sicurezza e l’immagine aziendale.

Con RPSVisitatori puoi gestire le registrazioni di visitatori occasionali o abituali, aziende esterne e autisti. Ad ognuno può essere richiesto di inserire differenti dati e può essere richiesto di prendere visione di documenti differenti. La registrazione può essere fatta sia nella sede tramite postazione dedicata di registrazione sia in modalità “Pre-registrazione remoto” con stamoad i un qrcode. A seguito di ua registrazione è possibile generare un passs cartaceo di riconsimento o semplicemente abbinare un badge rfid (che può essere utilizzatoanche come controllo accessi)

La legge 81, normativa sulla sicurezza, obbliga le aziende a mettere a punto un ambiente di lavoro sano e sicuro, nel quale il dipendente possa vivere senza alcun rischio per la propria salute. Questo significa, tra le altre cose, predisporre sistemi in grado di fornire tempestivamente un elenco di presenti all’interno della struttura in caso di emergenza, che sia accessibile anche in caso il sistema informatico non funzioni più.

La soluzione ideale consiste nell’avere una situazione aggiornata dei presenti (dipendenti, visitatori occasionali e abituali, aziende esterne, autisti) visualizzabile su smartphone, tablet o qualsiasi strumento in grado di accedere a report generati in tempo reale e presenti su server esterni all’azienda.

RPS.Visitatori è in grado di fornire una lista dei presenti in azienda in tempo reale, combinando le informazioni provenienti dai diversi moduli. Il programma infatti non considera solo i dipendenti (registrati dal sistema di controllo accessi RPS.Accessi), ma anche gli eventuali visitatori (attraverso RPS.Visitatori) e coloro che sono esentati dalla timbratura del presenze (modulo presenze RPS). RPS.Visitatori è in grado di estrapolare le informazioni provenienti sia dal sistema di gestione visitatori (tramite inserimento dati tablet o web) sia dai lettori accessi/presenze pedonali e veicolari installati in azienda.

RPS.Visitatori salva una fotografia attendibile di chi si trova in azienda minuto per minuto e divide i presenti per punti di raccolta (se presente lettore per punto di raccolta) mettendo a disposizione uno strumento di appello manuale (o automatico tramite appello rapido se presente lettore punto di raccolta)

Con RPS.Visitatori puoi registrare entrate e uscite di collaboratori esterni e interni all’azienda senza la necessità di sistemi di timbratura, con la possibilità di pre-registrarsi via web (E’ possibile infatti pre-registrare una visita tramite pagina web con invio del QR code via e-mail, funzionalità che si rivela molto utile per eventi con molti ospiti) Il visitatore/cliente effettua la registrazione via web e riceve via mail un badge comprensivo di tutte le informazioni utili all’evento (agenda, mappa, contatti..) e un qrcode personalizzato. Recandosi alla reception potrà esibire il qrcode alla reception (o in modo autonomo tramite tablet/lettore) e stampare il proprio pass oppure…

Con RPS.Visitatori eviti l’utilizzo di diversi strumenti (cartacei e non), non integrati tra loro e con elevati costi di manutenzione (Sistemi CRM, sistemi di sicurezza, sale, etc.)
Gestire in tempo reale risorse limitate come badge temporanei di ingresso, sale riunioni e posti auto ospiti

Rps Visitatori la soluzione integrata per la gestione degli accessi e la registrazione dei visitatori e delle aziende esterne.

La prima impressione che si ha di un’azienda è all’ accesso, che è anche un biglietto da visita per i collaboratori e i visitatori. Le nostre soluzioni sono pensate per garantire, oltre all’ accesso sicuro, il successo d’immagine in tutto il mondo.

A cosa serve un sistema di Gestione dei Visitatori?

A migliore l’immagine aziendale, ad aumentare la sicurezza dei propri assets, a migliorare la safety dei visitatori e a essere in regola con il GPDR

Quando utilizzare un sistema di Gestione dei Visitatori?

Se vuoi velocizzare le procedure di registrazione, migliorare la sicurezza e l’immagine dell’azienda devi adottare un sistema di gestione dei visitatori

È utile integrare un sistema di controllo accessi?

Con un sistema di controllo accessi puoi sapere anche quali sono i dipendenti che sono presenti in un determinato momento.

Rps.Visitatori rende più efficiente l’organizzazione e più sicura l’azienda.

Miglioramento immagine aziendale tramite sistema di gestione e accoglienza dei visitatori
Immagine aziendale: un’accoglienza tecnologica e intelligente valorizza l’immagine dell’azienda, migliora la comunicazione aziendale rendendola più incisiva, innovativa e personalizzabile, migliora la percezione e l’accoglienza del visitatore all’ingresso in azienda (possibile cliente/partner).
Ottimizzazione delle risorse ed efficienza
Efficienza, Risparmio e ottimizzazione delle risorse: Rps.Visitatori permette di ridurre il carico di lavoro della reception e ottimizzare il lavoro aanche per più punti di accesso (pedonali e carrai)
Miglioramento attesa ed elimina code visitatori
Velocità. Si rende più veloce e automatica la registrazione e gli accrediti degli ospiti eliminado conseguenti code.
GDPR compliant – Il sistema permette di registrare i dati in modo sicuro e solo per il tempo necessario. I dati sono disponibili solo attraverso nome utente e password. In caso di blackout è possibile reperire i dati tramite collegamenti internet (LTE). Il Visitatore conosce ed accetta le modalità di trattamento dei suoi dati. 
Sicurezza e safety gestione dei visitatori

Sicurezza e safety – L’elenco dei presenti nel building è sempre disponibile ed include i visitatori. 
Il sistema registra i visitatori in entrata e in uscita in modo da avere sempre il quadro completo delle presenze degli ospiti.

In caso di emergenze o calamità il database residente in cloud è consultabile per reperire in tempo reale la lista di tutti i soggetti presenti in azienda: tale accesso al database è estendibile anche a personale esterno alla struttura, es. il Resp. Sicurezza e/o altri incaricati.
RPS.Visitatori rispetta le più stringenti politiche nell’ambito della sicurezza e integrità dei dati, supervisiona centinaia di terminali e varchi e gestisce migliaia di utenti con ogni livello di autorizzazione. 

Paperless come diminuire l'impatto ecologico tramite adozione di sistemi digitali

Paperless

Un sistema di gestione dei visitatori (senza stampa del pass) non richiede l’utilizzo di carta 

Soluzione multilingua per la gestione dei visitatori

Multilingua

Il software è multilingua, il visitatore in fase di registrazione può selezionare la lingua preferita

Gestione visitatori in ambiente cloud

Approccio platform independent, multi dispositivo

RPS.Visitatori può funzionare su qualsiasi supporto informatico (PC, tablet, smartphone) e con qualsiasi sistema operativo

Dashboard gestione visitatori

Dashboard aziendale

Tramite account con ruolo amministrativo è possibile avere in tempo reale l’elenco dei presenti, estrapolare dati storici e consultare l’anagrafica.

Notifiche arrivo visitatore in azienda

Notifiche

A registrazione conclusa è possibile inviare una notifica al referente aziendale (visitato) sottoforma di email o  sms. 

Pre-registrazione visitatori tramite qrcode

Pre-registrazione

Il modulo di pre-registrazione permette di inviare un invito sottoforma di link a pagina web al visitatore (o azienda esterna) quest’ultimo inserendo i propri dati riceverà un qrcode che potrà essere utilizzato per identificarsi in azienda il giorno previsto per l’appuntamento. 




Punti di forza del sistema:
  • - Flessibilità: il sistema è in grado di permettere la registrazione di diversi profili di tipo visitatori (visitatore, azienda esterna, autista) ad ogni profilo possono essere richiesti di inserire dati differenti e di prendere visione a differenti documenti. Ogni profilo può concludere la propria registrazione stampando un pass o associando un badge vergine alla propria anagrafica. Non esistono limiti al numero di postazioni di registrazione utilizzabili. Il sistema può funzionare sia in completa autonomia da parte del visitatore sia coadiuvato dalla receptionist.
  • - Integrabilità: al sistema possono essere integrate altre funzionalità: 1. Sistema di controllo accessi pedonale e carraio (tecnologia a mani libere o di prossimità)
    2. Localizzazione indoor e tracciamento
    3. Pre registrazione da remoto
    4. Punti di raccolta intelligenti e appello rapido tramite sistemi a mani libere
    5. Sistemi di prenotazione Sale Riunioni
    6. Videosorveglianza
    • Cloud based
    • Platform independent ( è possibile usare qualsiasi PC o tablet collegato a internet)
    • nessun limite sul numero di account e di utenti gestibili
    • multi lingua
    • Possibilità di stampare pass, abbinare badge personale, utilizzare barcode
    • pre registrazione remota tramite pagina web dedicata
    • notifiche tramite email ed sms
    • appello manuale su punto di raccolta (possibilità di renderlo automatico)
    • possibilità di dividere visitatori in: visitatori (occasionali), aziende esterne (abituali) e autisti. (ognuno può insere
    RPS.Visitatori può funzionare in modo indipendente come modulo a se stante oppure insieme ad altri moduli:
    • controllo accessi (pedonale e veicolare)
    • pre-registrazione da remoto
    • prenotazione sale riunioni
    • gestione parcheggio (anche tramite lettura automatica targa del mezzo)