Software – gestione visitatori

Il software di gestione dei visitatori EverWork permette di avere sempre a portata di mano l’elenco del personale presente in azienda mettendo a disposizione un’interfaccia per l’inserimento dei dati da parte dei visitatori.

Esistono diverse soluzioni in base al livello di integrazione del sistema che un’azienda vuole adottare

1. Sistema con registrazione del visitatore e stampa pass / abbinamento badge pre-stampato
2. Sistema con registrazione visitatore senza stampa del pass (registro elettronico)
3. Integrazione con applicativo di pre registrazione online
4. Integrazione con sistema di controllo accessi (pedonale e carraio)

Componenti hardware necessari:

• Tablet o monitor touchscreen per inserimento dati del visitatore
• Pc reception con accesso al software web visitatori (se prevista presenza receptionist)
• Stampante pass cartaceo con qrcode per identificazione del visitatore (se prevista stampa pass)
• Lettore rfid/nfc e badge (dove prevista integrazione con sistema controllo accessi aziendale)

Sistema con registrazione del visitatore e stampa pass personale

Il sistema è strutturato per funzionare sia con la presenze di una receptionist sia in totale autonomia da parte del visitatore.

La presenza di una persona in reception può permettere controlli supplementari come la verifica del documento di identità del visitatore e la sua registrazione a sistema.

Il visitatore, recandosi nei pressi dell’area aziendale adibita all’accoglienza inserirà i propri dati utilizzando il tablet/pc

Il visitatore, presentandosi alla reception mostrerà i propri documenti all’addetto accoglienza. Il visitatore inserirà su apposita pagina web del tablet i propri dati.

In base alla tipologia di impianto possono essere presenti schermate diverse in base a:

• Tipologia di registrazione (visitatore, azienda esterna, autista). Ogni profilo potrà avere dati diversi da inserire o documentazione diversa alla quale prendere visione
• Ogni profilo può avere da uno a tre step contenenti la documentazione alla quale mettere un “spunta” per presa visione. Questi step possono essere ad esempio: privacy policy, policy videosorveglianza, allegato direttiva seveso, norme di comportamento)
• Al termine di ogni registrazione ogni profilo può portare a: stampare un pass cartaceo, abilitazione di un badge presente nei pressi del punto di registrazione, avviso attraverso email o sms al referente aziendale

Ad inserimento completato (e dopo avere messo le spunte sui documenti di cui prendere visione) si procederà automaticamente alla stampa del pass contenente le seguenti informazioni:

• Nome

• Cognome

• Azienda

• Qrcode

• Nome visitato

Esempio di pass in cartoncino con logo a colori e asola per utilizzo con lanyard. (75x80mm)

In base alla tipologia di pass sarà necessario utilizzare stampanti specifiche.

La stampa del pass è opzionale, può essere abbinato un badge a radio frequenza pre-stampato oppure si può semplicemente generare un record nella base dati.

La parte di inserimento dati è multilingua, il visitatore può selezionare la lingua preferita.

Una volta effettuata la registrazione può essere inviata un’email di notifica al visitato (o al gruppo di interesse)

Il sistema funziona in tre modi diversi in base alla struttura dell’azienda che si vorrà dotare del sistema di gestione dei visitatori:

1. Il visitatore inserisce i propri dati e stampa il proprio pass
2. Il visitatore inserisce i propri dati e l’addetto all’accoglienza si preoccuperà di stampare il pass
3. Il receptionist inserirà i dati del visitatore e stamperà il pass

Sul badge sarà presente un campo nel quale il visitato potrà apporre la propria firma per certificare l’effettivo orario di fine visita.

Al termine della visita l’utente riconsegnerà il proprio “badge” all’addetto di reception che provvederà a leggere il qrcode. Con questa operazione verrà generato un record nel database del sistema contenente orario di inizio e fine visita.

Tutte le operazioni di registrazione, inserimento dei dati e fine visita possono essere effettuate sia da un addetto della reception sia dal visitatore stesso grazie al Personal Computer.

Il sistema è in grado di generare dei pass con validità giornaliera o per più giorni (ad esempio imprese di manutenzione, aziende esterne o utenti che devono accedere alla struttura per un tempo prolungato)

In base alla tipologia di funzionamento necessario sarà possibile registrarsi, iniziare una visita (se utente già registrato), chiudere una visita (se utente già registrato. Le operazioni di inizio/fine visita possono essere fatte avvicinando il badge cartaceo (QRCODE) alla web cam collegata al pc oppure avvicinando il badge RFID al lettore collegato sempre al pc di registrazione.

Il software

Il software risiede su una piattaforma cloud. Non esistono limiti per quanto riguarda il numero di postazioni di registrazione o il numero utenti gestibili (sia visitatori che amministratori).

Il software mette a disposizioni maschere grafiche differenti in base alla tipologia di utente che accederà al portale web.

Tipicamente i profili principali in un sistema di gestione dei visitatori sono i seguentI:

– Visitatore, può registrare i propri dati in sede, stampare il proprio pass e registrare la fine della visita

– Reception, può visualizzare i visitatori registrati, stampare il pass e registrare la fine di una visita

– Amministratore, può visualizzare le registrazioni dei visitatori, l’elenco dei nominativi presenti in azienda, elaborare stampe statistiche in base al visitatore, al visitato o all’azienda di appartenenza con la possibilità di selezionare finestre temporali di ricerca.

Validità del pass o del badge

Il pass cartaceo (o il badge), stampato dopo aver inserito i propri dati può avere una validità modificabile dall’amministratore di sistema (inizio visita – fine visita, giornaliero, oppure valido da inizio data a fine data).

La validità è indipendente dalla “chiusura” della visita (avvicinado il qrcode dell pass al lettore).

Queste funzionalità permettono di associar validità differenti per quanto riguarda categorie di visitatori (aziende esterne con visite ricorrenti o visitatori con accessi occasionali)

Elaborazione dei dati

In qualsiasi momento e tramite qualsiasi supporto informatico è possibile sapere in tempo reale l’elenco delle persone che sono presenti in azienda diviso per punto di registrazione (zona, stabilimento etc..). È possibile suddividere la stampa in base alla tipologia di visitatore o in base ad altre categorie ad esso associate.

Possibili integrazioni al sistema da valutare in base alle esigenze del cliente

Pre-registrazione remota. La piattaforma web per la gestione dei visitatori può mettere a disposizione una funzionalità che permette ai visitatori di registrarsi da remoto senza recarsi nei pressi della sede aziendale.

Questo può essere utile per velocizzare le pratiche di registrazione e accredito nei pressi dell’azienda.

Quando usarlo:

– Aziende che richiedono iter di approvazione della visita

– Velocizzare registrazione, approvazione e stampa del pass

– Alto numero di visite

– Visite di gruppo (ad esempio  scolaresche)

Integrazione con sistema di controllo accessi

Utilizzando un lettore di badge RFID da tavolo è possibile associare un badge al visitatore. In questo modo può essere garantito l’accesso solo in determinate aree aziendali e solo per un tempo prestabilito. 

Modulo emergenze e appello rapido punto di raccolta

Tramite apposito modulo è possibile eseguire appelli manuali o automatici presso i punti di raccolta. In questo modo i dati sono aggiornati in tempo reale e disponibili al personale responsabile di gestire emergenze ed evacuazioni.