Scegliere un sistema di rilevazione presenze
Per scegliere il sistema di rilevazione presenze adatto alla tua attività è necessario analizzare alcuni aspetti.
Numero di lavoratori
Il numero di lavoratori da gestire aiuta a determinare la complessità del sistema. Organizzazioni con un numero elevato di dipendenti avranno molte piu informazioni da gestire e diverse entità a cui sottoporre i dati raccolti.
Numero di strutture/sedi di lavoro
Come il numero di lavoratori, le compagnie che hanno diverse sedi incontrano una complessità diversa rispetto ad aziende che hanno una sola sede. Diverse strutture potrebbero avere diverse regole e i manager potrebbero avere l’esigenza di accedere ai dati provenienti solo dalla propria sede.
Dove posizionare gli orologi di lettura
Normalmente posizionare i teminali di lettura presso le porte di ingesso/uscita risulta essere una buona soluzione, gli impiegati raramente dimenticheranno di timbrare l’ingresso e l’uscita. La posizione dei terminali può variare nel caso in cui si avrà bisogno di più terminali nella stessa struttura. Si potrebbe voler posizionare una coppia di terminali in differenti uscite specialmente se gli operai arrivano tutti nello stesso momento.
Quale tecnologia utilizzare
Esistono diverse soluzioni, ognuna con i suoi pro e i suoi contro:
– lettori badge: ogni impiegato è dotato di un badge univoco con un codice a barre oppure una banda magnetica, e timbrano la propia presenza strisciando il badge sul terminale
– biometria: questa sistema sfrutta una caratteristica fisica unica dell’impiegato come l’impronta digitale
– lettori badge rfid: lettori di prossimità in grado di rilevare l’id del badge senza doverlo strisciare
– orologi timbracartellini tradizionali: sono stampanti che imprimono l’orario di inizio o fine su un cartellino in dotazione ad ogni dipendente
Azienda o ente pubblico?
A seconda della tipologia del settore in cui opera la tua azienda andranno utilizzati software gestionali diversi in grado di amministrare in maniera completa e accurata gli orari dei dipendenti. Per le aziende private Rivetta ha sviluppato un software potente e facile da usare WINrps. Mentre per gli enti pubblici il software per la gestione è Riweb in grado di assolvere a tutti gli obblighi legislativi inerenti alla gestione delle presenze nella PA.
Collegamenti
A seconda della tipologia di impianto da implementare potrebbe nascere l’esigenza di creare collegamenti IP tra i vari terminali di lettura e il computer in cui risiederà il software di gestione. Risulta importante prevedere la possibilità di lavori supplementari per il collegamento del sistema.
Affidabilità e personalizzazioni
I componenti hardware e software di ogni soluzione di rilevazione presenze dovrebbero essere esaminate attentamente. Avere hardware adeguato alle proprie necessità, software personalizzabile e facile da usare sono caratteristiche importanti che un sistema dovrebbe avere.
Acquisizione dei dati ed elaborazioni
Ogni azienda ha le sue peculiarità e le sue esigenze:
- Tipo di contratto ( meccanico , tessile ecc… )
- Come vengono calcolate le ore straordinarie ( notturne , festive , eventualmente con relativa aliquota )
- Gestione turni, se esiste ( mattino , pomeriggio , notte .. ) con relative maggiorazioni .
- Gestione cicli continui ( ad es. 4 + 2 )
- Elenco orari di lavoro svolti in Azienda ( giornata , part time … )
- Come vengono arrotondati i calcoli e se vengono gestiti minuti di abbuono in entrata ( ad es. 2 minuti )
- Come vengono calcolati gli straordinari ( al quarto d’ora , alla mezz’ora …… )
- Eventuale suddivisione di reparti , centri di costo ecc , per statistiche interne .
- Programma usato da chi fa le paghe per eventuale modulo di aggancio presenze / paghe ( file a fine mese )
- Formato del tracciato paghe da esportare
A chi rivolgersi
Ci sono tantissime aziende in Italia che si occupano di rilevazione presenze. Esaminate i prezzi, i servizi, la professionalità, ma assicuratevi anche che il vostro fornitore sia in grado di personalizzare il prodotto in base alle vostre esigenze, informatevi su quante ore di corsi sono in grado di fornire, e quanta esperienza hanno nel campo della rilevazione presenze.
Rivetta Sistemi è da oltre 50 anni che è presente nel mondo della rilevazione presenze, e grazie all’esperienza acquisita è in grado di garantire elevati standard di qualità e soluzioni per ogni esigenza.